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アウトソーシング（Outsourcing）とは、社内業務の一部を社外の企業へ委託することを指します。業務の効率化・生産性向上や社員をコア業務へ注力させることを目的として導入する企業が増えています。

アウトソーシングの導入を成功に導くためには、組織が抱えている課題をしっかりと整理したうえで、現場の状況を正確に把握し、委託業務を見極めることが重要です。

本記事では、アウトソーシング導入を検討している担当者に向けて、アウトソーシングの概要メリット・デメリット、導入する前の整理すべきポイントを解説します。

 

【本記事のおすすめ対象者】

• 自社の営業担当者をコア業務に集中させたい（営業の生産性を見直したい）
• メンバーによって成果にバラつきがあり、組織で成果を上げられるマネジメント層が不足している
• 営業担当者が新規営業などに手を取られており、既存顧客のフォローが手薄になっている
• 営業担当者の退職・休職による訪問エリアの穴あきや、欠員補充に苦戦している
• 今後の市場の変化により、自社営業組織の固定費が収益を圧迫する可能性を危惧している
• 短期間での一斉営業が必要
• これから新規事業、サービスを立ち上げたい

 

すでにアウトソーシングの導入をご検討の企業様は、下記のサービスページをご覧ください。

＞インパクトフィールドが提供するアウトソーシングサービス

 

アウトソーシングとは？

アウトソーシング（Outsourcing）とは、社内の業務の一部を外部に委託することを指します。自社に不足している人材やサービスを外部の企業から調達することで、生産性向上や競争力強化が期待できます。

 

アウトソーシングと人材派遣の違いについて

アウトソーシングと人材派遣は、いずれも企業が外部リソースを活用する手段ですが、その目的や運用方法、適用範囲において明確な違いがあります。

 

アウトソーシングとは

アウトソーシングは、企業の特定の業務や機能を外部の専門業者に委託することです。主な目的は、コスト削減や業務効率化、専門知識の活用です。アウトソーシングでは、業務の遂行自体が外部業者の責任になります。例えば、IT運用、カスタマーサポート、物流などが一般的な対象です。

• 委託範囲 ： 業務そのものを外部に委託
• 責任の所在 ： 業務遂行の責任は外部業者
• 適用範囲 ： 広範囲の業務、プロセス全体

 

人材派遣とは

一方、人材派遣は、必要な期間やプロジェクトに応じて、即戦力となる人材を派遣会社から借り入れることです。派遣されたスタッフは、派遣先企業の指揮命令の下で業務を行います。人材派遣の主な目的は、一時的な人材不足の解消や特定のプロジェクト支援です。

• 派遣範囲 ： 個々の専門スキルを持つ人材の提供
• 責任の所在 ： 業務遂行の責任は派遣先企業
• 適用範囲 ： 特定のプロジェクトや短期業務

 

アウトソーシングと人材派遣の違い

責任の所在：

アウトソーシングでは、業務の遂行責任が外部業者にあります。一方、人材派遣では、派遣された人材は派遣先企業の指揮命令下で業務を行い、最終責任は派遣先企業にあります。

業務の範囲：

アウトソーシングは特定の業務やプロセス全体を外部に委託するのに対し、人材派遣は特定のスキルを持つ個人を一定期間借り入れる形態です。

コスト構造：

アウトソーシングは業務を一括して受託するため、成果報酬型や定額契約が一般的です。人材派遣は、派遣スタッフの時間単価での請求が通例です。

 

アウトソーシングの対象となる業務

一般的にアウトソーシングに向いている業務は、ノンコア業務と呼ばれる業務です。ノンコア業務は、現場の巡回業務や電話応対、資料作成、来訪者の受付対応、備品管理など、定型化しやすく高度な判断が不要な業務を指します。

ノンコア業務を外部に委託することで、自社の従業員をコア業務（定型化しにくく、かつ会社の利益に直結する業務）に専念させることができます。

アウトソーシングの対象となる業務は多岐にわたりますが、以下のような業務が特によくアウトソーシングされています。

• ① 営業
• ② 販売・店舗運営
• ③ コールセンター
• ④ 各種事務
• ⑤ クリエイティブ業務
• ⑥ 物流・サプライチェーン
• ⑦ マーケティングリサーチ
• ⑧ 受付

それでは１つずつ詳しくみていきましょう。

 

① 営業

• 新規営業開拓（新規顧客開拓、見込み顧客開拓、インサイドセールス）
• ルート営業（ラウンダー、スーパーバイザー、営業アシスタント）

② 販売・店舗運営

• 販売員の採用・育成・マネジメント
• 店舗づくり
• 来店されたお客様の接客
• 売上管理
• 商品在庫管理

③ コールセンター

• 総合案内（テレフォンオペレーター）
• カスタマーサポート
• テクニカルサポート
• ヘルプデスク
• テレアポ（テレフォン・アポイントメント）

④ 各種事務

• 営業事務（受発注業務、請求書発行、アカウント発行、申込受付処理、データ入力、データスキャン作業、テキスト翻訳）
• 経理・財務事務（売掛金管理、支払処理、経費精算、決算業務）
• 人事・総務・庶務事務（給与計算、施設管理、備品管理、お問い合わせメール処理）

⑤ クリエイティブ業務

• デザイン制作
• コンテンツ制作
• 販促什器・ノベルティ・グッズ制作

⑥ 物流・サプライチェーン

• 商品在庫管理
• 販促什器・販促ノベルティ管理
• 注文処理、在庫管理、発送、返品処理

⑦ マーケティングリサーチ

• 調査の企画設計
• 定量調査、定性調査などの実査業務
• データ集計・分析

⑧ 受付

• 来訪者や代表電話の対応
• 会議室の予約管理
• 施設・会議室案内

アウトソーシングの形態

アウトソーシングは対象業務ごとに名称や内容が異なります。ここでは代表的な3つのアウトソーシングについて紹介します。

• ① BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）
• ② ITO（インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング）
• ③ KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）

ここから上記3つのアウトソーシングについて、詳しく解説していきます。

 

① BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、企業の業務プロセスを一括して外部に委託する形態です。BPOの対象は、人事・総務・経理・受付など企業のバックオフィスに加えて、コールセンター、ヘルプデスク、営業、販売・店舗運営といった業務が中心です。

一般的なアウトソーシングと比較して、外部に委託する業務範囲が広いのが特徴です。人事部や総務部が請け負っていた業務のすべてを委託するといったケースもあります。

BPOの導入により、企業の売上の柱となる「コア事業」に経営重資源を集中させることで、業務の効率化、生産性向上、競合との差別化、コスト削減を後押しすることが可能です。

 

② ITO（インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング）

ITO（インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング）は、コンピュータやインターネット技術に関連した業務の外部委託のことを指します。BPOの中でも、IT分野における業務委託はITOと呼ばれています。

現在では企業のIT化が進み、IT関連業務におけるリソースが必要なケースが増えてきました。自社のマンパワーやノウハウのみでは対応しきれないときは、ITを専門とする企業などにITOを行うという選択肢もあります。

 

③ KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）

知的生産活動のアウトソーシングとして広まっているのがKPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）です。BPOの中でも、情報の収集や高度な分析、解析といった非定型の知的処理業務のアウトソーシングは、KPOといいます。

例えば、医療開発や株式調査など、専門分野における高い分析力や創造性が求められる際は、KPOが活用されます。

 

アウトソーシングが注目を集める背景

中小企業やスタートアップの採用

アウトソーシングは特に中小企業やスタートアップにおいて重要な戦略となります。リソースが限られているこれらの企業にとって、非コア業務を外部に委託することで、限られたリソースを最大限に活用できます。さらに市場に迅速に対応するため、専門知識や技術を持つ外部の力を必要とします。

• ① グローバル競争の激化
• ② 技術の進化

それでは具体的に解説していきます。

 

① グローバル競争の激化

現在のビジネス環境では、企業は国内外の競争に直面しています。グローバルな競争環境においては、コスト削減と業務効率化が不可欠です。アウトソーシングを活用することで、企業は他社よりも競争優位性を保つことができます。

 

② 技術の進化

デジタル技術の進化は、アウトソーシングの需要をさらに高めています。クラウドサービスやAIの進展により、遠隔での業務遂行が容易になり、アウトソーシングがより一層現実的な選択肢となっています。これにより、企業は最新技術を利用することで、業務の効率化を図ることが可能です。

アウトソーシングを活用するメリット

アウトソーシングを活用するメリットは大きく4つあります。

• ① コア業務に集中できる
• ② 外部から専門的なノウハウを活用できる
• ③ 人件費や固定費のコスト削減につながる
• ④ 組織の肥大化を防ぐ

上記の4つについて詳しく解説していきます。

 

① コア業務に集中できる

企業が市場で競争力を高めるためには、自社独自のノウハウや技術・スキルをコア業務に集中させ、顧客により良いサービスを提供する必要があります。コア・コンピタンスを持つ、または強化するためには、長期間、核となる業務に経営資源を集中させることが必要です。しかしながら、企業活動を維持するためには、社員の給与計算や社会保険、入退社の手続きなど、ノンコア業務が多く存在します。

そこでアウトソーシングを活用することで、ノンコア業務を上手くアウトソーシングできれば、本来注力すべきコア業務に専念できます。

 

② 外部から専門的なノウハウを活用できる

アウトソーシングを行うことで、外部の委託先企業の高度な技術や長年培ってきた専門的なノウハウなどを自社に取り入れることが可能となります。

業務によっては、ノウハウや専門的な知見を取り入れた教育や研修を受けることも可能です。そのため、自社で業務を遂行するよりも、業務の処理速度や正確性が高まることを期待できます。

 

③ 人件費や固定費のコスト削減につながる

不定期に単発で発生する業務などに関しては、アウトソーシングを活用することで、固定費を変動費に変えることができ、設備投資や人件費の削減が可能になります。特に設備投資が高額なIT分野や、労働集約型の業務において顕著です。アウトソーシングを行う場合は、費用が発生するのはあくまで発注したタイミングのみです。

 

④ 組織の肥大化を防ぐ

事業が拡大すると組織は肥大化し、その分、ノンコア事業に社内のリソースを割くことになりがちです。ノンコア事業をアウトソーシングすれば、組織の肥大化防止に役立ちます。

アウトソーシングを活用するデメリット

アウトソーシングを活用するメリットがある一方で、デメリットもあります。

• ① 社内にノウハウが蓄積されない
• ② 依存リスクがある
• ③ 情報漏洩のリスクがある

上記3つについて、それぞれ解説していきます。

 

① 社内にノウハウが蓄積されない

懸念しなければならない点の一つは、特定の分野に関する社内のノウハウ蓄積が難しくなることです。

社内でまったく業務内容を把握していないと、アウトソーシング先の企業が事業から撤退した場合に問題になります。委託する業務の丸投げは避け、アウトソーシング先企業とのコミュニケーションを通じて、自社内でもある程度の業務内容や情報を把握しておくことが大切です。

 

② 依存リスクがある

特定の外部委託先に過度に依存すると、その外部委託先に問題が発生した際に影響が大きくなります。

例えば、委託先企業の業績悪化や契約解除などのリスクが考えられます。これを避けるために複数の外部委託先と契約を結ぶなどのリスクヘッジ策が必要です。

 

③ 情報漏洩のリスクがある

アウトソーシングには、情報漏洩のリスクが伴います。業務上、機密情報が外部に渡ることがあります。そのため、委託先のセキュリティ対策や契約書で情報管理のルールを明確化することが重要になってきます。また、法的な観点からも契約の内容を厳密にする必要があります。

 

アウトソーシングの導入前に整理すべきポイント

アウトソーシングの導入前に整理すべきポイントは下記の5つです。

• STEP① 目的の明確化
• STEP② コストと利益の分析
• STEP③ 適切な委託先の選定
• STEP④ 契約内容の確認
• STEP⑤ 業務フローの整理

それではSTEPごとにみていきましょう。

 

STEP① 目的の明確化

アウトソーシングを検討する際には、まずその目的を明確にすることが重要です。コスト削減、専門知識の活用、生産性の向上など、具体的な目標を設定し、それに基づいて業務の選定や委託先の選定を行います。目的が明確であれば、適切な意思決定がしやすくなります。

 

STEP② コストと利益の分析

アウトソーシングによるコスト削減効果や業務効率の向上など、期待される利益を具体的に分析する必要があります。そのうえで、外部委託先の導入コストや長期的な費用対効果を検討し、導入の是非を判断します。数値的な分析を行うことで、意思決定が合理的になります。

 

STEP③ 適切な委託先の選定

アウトソーシングの成功は、適切な委託先を選定することにかかっています。業務の専門知識や実績、契約条件などを考慮し、信頼性の高い委託先を選びます。また、事前に委託先の業績や評判を調査することも重要です。複数の候補を比較検討することで、最適な委託先を見つけることができます。

 

STEP④ 契約内容の確認

契約内容を詳細に確認し、リスク管理に関する条項もしっかりと確立しておくことが必要です。具体的には、業務の範囲、品質基準、納期、セキュリティ対策、契約解除条件などを明文化し、双方で確認します。また、定期的な監査や改善のルールも契約内に含めると良いでしょう。

 

STEP⑤ 業務フローの整理

アウトソーシングを導入する際には、業務フローを見直し、外部委託による影響を最小限に抑えるための対策を講じます。導入前に現行の業務フローを整理し、リスクを予測し、必要な修正を加えることで、スムーズな導入を実現します。また、社内での役割分担や連絡体制も明確にしておくことが重要です。

 

まとめ

アウトソーシングは、企業が効率を向上させ、コストを削減するための有力な手段です。

アウトソーシングは、自社業務を単純に外部に依頼することと思われがちですが、闇雲なアウトソーシングの導入は、コスト削減や業務効率向上に繋がらないだけでなく、自社にノウハウを蓄積する機会や品質の低下を招く恐れがあります。

アウトソーシングの成功には目的の明確化、適切な委託先の選定、リスク管理など、事前準備が不可欠です。メリットとデメリットを十分に理解し、事前に必要な対策を講じることで、アウトソーシングの効果を最大限に引き出すことができるでしょう。したがって、戦略的な視点を持ち、慎重に判断することが求められます。

インパクトフィールドでは、ラウンダーをはじめ、スーパーバイザー、販売員、店舗運営、マーケティングリサーチ、BPOなど、様々なアウトソーシングサービスを提供しております。自社のどこに課題があるのかが不明瞭な場合や、課題解決がうまくいかない場合は、まずはインパクトフィールドへお問い合わせください。